Informace o zpracování osobních údajů
v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 (GDPR)
Vážení zákazníci a obchodní partneři,
Tento dokument obsahuje základní informace o tom, jak zpracováváme vaše osobní údaje.
Vzhledem k nové legislativě Evropské unie, byl tento text připraven v souladu s Nařízením Evropské-ho parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR).
Text je pro co největší přehlednost zpracován formou otázek a odpovědí.
Informace se dozvíte v následujícím pořadí:
1 Kdo je správcem osobních údajů? .................................................................................. 1
2 K jakému účelu osobní údaje potřebujeme? ................................................................... 2
3 Jaké jsou naše oprávněné zájmy? ................................................................................. 2
4 Jak byly osobní údaje získány? ...................................................................................... 2
5 Jaké kategorie osobních údajů jsou zpracovávány? ....................................................... 2
6 Jaký je právní základ pro zpracování osobních údajů? ................................................... 3
7 Budeme osobní údaje předávat někomu dalšímu? ......................................................... 3
8 Budeme osobní údaje předávat do třetí země nebo mezinárodní organizace? ............... 4
9 Jak dlouho budeme osobní údaje ukládat?..................................................................... 4
10 Jaká jsou vaše práva související se zpracováváním osobních údajů a jak je můžete uplatnit? 4
10.1 Právo na informace o zpracování vašich osobních údajů ................................................... 4
10.2 Právo na přístup k osobním údajům .................................................................................... 5
10.3 Právo na opravu .................................................................................................................. 5
10.4 Právo na výmaz (právo být zapomenut) .............................................................................. 5
10.5 Právo na omezení zpracování ............................................................................................. 5
10.6 Právo na přenositelnost údajů ............................................................................................. 6
10.7 Právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování ..................................... 6
10.8 Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů ................................................ 6
10.9 Právo odvolat souhlas ......................................................................................................... 6
11 Jsou osobní údaje automaticky vyhodnocovány? .................................................... 6
Předkládáme vám základní informace, které jsme jako správce osobních údajů povinni poskytnout.
V případě jakýchkoliv dotazů ohledně zpracování vašich osobních údajů, se nás neváhejte kontakto-vat s využitím následujících kontaktních informací: vlastimil.behan@hm-metal.cz.
1 Kdo je správcem osobních údajů?
Správce je osoba, která sama nebo společně s jinými určuje účely a rozhoduje o tom, jakým způso-bem budou osobní údaje zpracovány.
Informace o zpracování osobních údajů
v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 (GDPR)
Strana 2 z 6
Správcem osobních údajů je společnost HM-METAL s.r.o.. Správce lze kontaktovat na e-mailové adre-se vlastimil.behan@hm-metal.cz.
2 K jakému účelu osobní údaje potřebujeme?
Správce zpracovává osobní údaje k:
zajištění, uzavření a plnění smluvního závazku mezi správcem a vámi (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Z takového vztahu vyplývají další zákonné povinnosti a správce tak musí zpracovávat osobní údaje i za tímto účelem (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR);
ochraně svých oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
V případě poskytování osobních údajů pro marketingové účely, což nepředstavuje plnění smluvní a zákonné povinnosti správce, je od vás vyžadován souhlas. Pokud správci neudělíte souhlas ke zpraco-vání osobních údajů k marketingovým účelům, neznamená to, že by vám správce v důsledku toho odmítl poskytnout svůj výrobek či službu na základě smlouvy.
3 Jaké jsou naše oprávněné zájmy?
Osobní údaje zpracovává správce rovněž pro ochranu jeho oprávněných zájmů. Oprávněné zájmy správce jsou zejména přímý marketing, ochrana správcova podnikání a majetku a v neposlední řadě také ochrana životního prostředí a zajištění udržitelného rozvoje.
V zájmu zajištění co největší ochrany vašeho soukromí máte právo vznést námitku, aby vaše osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro zákonné důvody a z ostatních evidencí byly výše osobní údaje vymazány. Více o vašich právech souvisejících se zpracováním osobních údajů se dočtete v článku 11 tohoto textu.
4 Jak byly osobní údaje získány?
Osobní údaje správce získal přímo od vás, a to zejména z vyplněných formulářů, vzájemné komunika-ce nebo z uzavřených smluv. Mimo to mohou osobní údaje pocházet také z veřejně dostupných zdro-jů, rejstříků a evidencí, například z obchodního rejstříku, registru dlužníků, profesních registrů, nebo například Katastru nemovitostí. Dále správce mohl získat osobní údaje od třetích stran, které jsou oprávněny k přístupu a zpracovávání vašich osobních údajů a se kterými spolupracuje a dále z infor-mací ze sociálních sítí a internetu, které jste tam vy sám/sama umístil/a.
5 Jaké kategorie osobních údajů jsou zpracovávány?
K zajištění vaší spokojenosti z řádného plnění závazku, k zajištění plnění zákonných povinností, k zajiš-tění personalizované nabídky zboží a služeb správce a k dalším výše vyjmenovaným účelům zpraco-vává správce následující kategorie osobních údajů:
U obchodních partnerů:
základní identifikační údaje - jméno, příjmení
kontaktní údaje - telefonní číslo a e-mailová adresa
U zaměstnanců:
Adresa
Číslo bankovního účtu
Informace o zpracování osobních údajů
v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 (GDPR)
Strana 3 z 6
Číslo cestovního pasu
Datum narození
Dosažená kvalifikace
E-mail
Fotografie
Genetické a biometrické údaje
IP adresa
Jméno a příjmení
Kód zdravotní pojišťovny
Kontakt na rodinné příslušníky
Kopie technického průkazu
Log
Národnost
Občanství
Osobní údaje dětí
Osobní údaje partnera
Pracovní hodnocení
Profesní životopis
Rodinný stav
Rodné číslo
RZ automobilu
Telefonní číslo
Zdravotní stav
6 Jaký je právní základ pro zpracování osobních údajů?
Zákonnost zpracování je dána článkem 6 odst. 1 GDPR, podle kterého je zpracování zákonné, je-li nezbytné pro splnění smlouvy, pro splnění zákonné povinnosti správce, pro ochranu oprávněných zájmů správce nebo zpracování probíhá na základě souhlasu, který jste nám udělil/a.
7 Budeme osobní údaje předávat někomu dalšímu?
K vašim osobním údajům mají přístup naši zaměstnanci a v nezbytných případech tito naši spolupra-covníci a spolupracující firmy.
1. Altus software s.r.o. - dodavatel ERP
2. TEXI Dačice s.r.o. - správa IT
3. SECON INVEST s.r.o. - dodavatel systému pro využití čárových kódů
4. JUDr. Petr Jakubec - advokát
Se všemi těmito spolupracovníky i firmami máme uzavřenou smlouvu, která je zavazuje k nakládání s předanými osobními údaji tak, jak to vyžaduje nařízení GDPR – tedy pouze v nezbytně nutném roz-sahu a pouze ke stanoveným účelům. Osobní údaje také musíme v rámci zákonných povinností poskytnout orgánům státní správy, napří-klad správci daně, soudům, orgánům činným v trestním řízení nebo orgánům dohledu nad kapitálo-vým trhem.
Informace o zpracování osobních údajů
v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 (GDPR)
Strana 4 z 6
8 Budeme osobní údaje předávat do třetí země nebo mezinárodní organizace?
Osobní údaje nebudeme předávat do zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářských pro-stor.
9 Jak dlouho budeme osobní údaje ukládat?
Osobní údaje budou zpracovávány a ukládány nejméně po dobu trvání smlouvy. Některé osobní údaje budeme uchovávat déle, pokud je to nutné z hlediska zákonné povinnosti.
Osobní údaje, které jsou důležité pro uplatnění oprávněných zájmů správce, budou uchová-vány maximálně po dobu 3 let od konce smluvního vztahu se správcem.
Osobní údaje nebudou nikdy uchovávány déle, než je zákonem stanovené maximum. Po uplynutí archivační doby budou osobní údaje bezpečně a nenávratně zničeny tak, aby ne-mohlo dojít k jejich zneužití.
10 Jaká jsou vaše práva související se zpracováváním osobních údajů a jak je mů-žete uplatnit?
Snahou správce je, aby zpracování vašich údajů probíhalo řádně a především bezpečně. Vám jsou garantována práva popsaná v tomto článku, která můžete u správce uplatnit.
Jednotlivá práva můžete uplatnit zasláním e-mailu na adresu vlastimil.behan@hm-metal.cz nebo zavoláním na telefonní číslo 739 454 504. Svá práva můžete uplatnit rovněž formou písemné žádosti zaslané na naší korespondenční adresu HM-METAL s.r.o., Bílkov 111, Dačice PSČ 380 01.
Veškerá sdělení a vyjádření k vámi uplatněným právům poskytuje správce bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, je správce oprávněn si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. V případě opakovaného uplatnění žádosti poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů si správce vyhrazuje právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený poplatek za adminis-trativní náklady.
Vyjádření a případně informace o přijatých opatřeních vám správce poskytne co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. Lhůtu je správce oprávněn v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o dva měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů Vás bude správce in-formovat.
10.1 Právo na informace o zpracování vašich osobních údajů
Jste oprávněn/a od správce požadovat informace, zda jsou osobní údaje zpracovávány či nikoli. Po-kud jsou osobní údaje zpracovávány, máte právo od správce požadovat informace zejména o totož-nosti a kontaktních údajích správce, jeho zástupci a případně pověřenci pro ochranu osobních údajů, o účelech zpracování, o kategoriích dotčených osobních údajů, o příjemcích nebo kategoriích příjem-ců osobních údajů, o oprávněných správcích, o výčtu vašich práv, o možnosti obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, o zdroji zpracovávaných osobních údajů a o automatizovaném rozhodování a profilování.
Pokud správce hodlá dále vaše osobní údaje zpracovávat pro jiný účel, než pro který byly získány, poskytne vám ještě před uvedeným dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu a další pří-slušné informace.
Informace o zpracování osobních údajů
v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 (GDPR)
Strana 5 z 6
Informace vám poskytované v rámci uplatnění tohoto práva jsou obsaženy již v tomto textu. To vám však nebrání, abyste si o ně požádali znovu.
10.2 Právo na přístup k osobním údajům
Jste oprávněn/a od správce požadovat informaci, zda jsou vaše osobní údaje jsou zpracovávány či nikoliv a pokud ano, máte přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, dobu uchovávaní osobních údajů, informace o vašich právech (práva požadovat od správce opravu nebo výmaz, omezení zpracování, vznést námitku proti tomuto zpracování), o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji osobních údajů, informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování a in-formace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpra-cování pro vás, informace a záruky v případě předávání osobních údajů do třetí země nebo meziná-rodní organizace. Máte právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů. Právem získat tuto kopii však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
10.3 Právo na opravu
Pokud došlo na vaší straně například ke změně bydliště, telefonního čísla nebo jiné skutečnosti, kte-rou lze považovat za osobní údaj, máte právo od správce požadovat opravu zpracovávaných osobních údajů. Navíc máte právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
10.4 Právo na výmaz (právo být zapomenut)
V určitých stanovených případech máte právo požadovat, abych správce vaše osobní údaje vymazal. Mezi takové případy patří například, že zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné účely nadále potřebné. Správce osobní údaje maže po uplynutí doby nezbytnosti automaticky, můžete se však na něj se svou žádostí kdykoliv obrátit. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení (i přes vaše právo na výmaz může mít správce povinnost či oprávněný zájem si vaše osobní údaje ponechat) a o jejím vyřízení budete detailně informováni.
10.5 Právo na omezení zpracování1
Správce zpracovává vaše osobní údaje pouze v nezbytně nutném rozsahu. Pokud byste však měli pocit, že správce např. překračuje výše stanovené účely, pro které osobní údaje zpracovává, můžete podat žádost, aby vaše osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje blokovány. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení a o jejím vyřízení budete detailně informováni.
1 Subjekt údajů má právo na to, aby omezil zpracování v kterémkoli z těchto případů: Subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit, Zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití, Správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, Subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 GDPR, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.
Informace o zpracování osobních údajů
v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 (GDPR)
Strana 6 z 6
10.6 Právo na přenositelnost údajů2
Pokud si přejete, aby správce poskytl vaše osobní údaje jinému správci, resp. jiné společnosti, předá správce Vaše osobní údaje v odpovídajícím formátu, Vámi určenému subjektu, pokud mu v tom ne-budou bránit žádné zákonné či jiné významné překážky.
10.7 Právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování3
Pokud byste zjistili nebo se jen domníváte, že správce provádí zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy (za předpokla-du, že osobní údaje jsou správcem zpracovávány na základě veřejného nebo oprávněného zájmu, nebo jsou zpracovávány pro účely přímého marketingu, včetně profilování, či pro statistické účely nebo pro účely vědeckého či historického významu), můžete se na správce obrátit a požádat jej o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu.
Námitku můžete dále vznést i přímo proti automatizovanému rozhodování a profilování.
10.8 Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů
Můžete se kdykoliv obrátit s vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na dozo-rový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz/.
10.9 Právo odvolat souhlas4
Udělený souhlas se zpracováním osobních údajů máte právo kdykoliv odvolat a to buď vyplněním formuláře/odškrtnutím políčka/zasláním odvolání na adresu sídla správce nebo pomocí linku v e-mailové komunikaci.
11 Jsou osobní údaje automaticky vyhodnocovány?
Osobní údaje nejsou automaticky vyhodnocovány, a nemohou tak být využívány k profilaci anebo automatické-mu rozhodování v oblasti marketingových aktivit správce.
V Dačicích, dne 25. května 2018
2 Subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu správce, kterému byly osobní údaje poskytnuty, bránil, a to v případě, že: 1) zpracování je založeno na souhlasu nebo na smlouvě, a 2) zpracování se provádí automatizovaně. Je-li to technicky proveditelné, osobní údaje mají být předány přímo jedním správcem správci druhému.
3 Právo vznést námitku:
nejedná se o absolutní právo, musí být splněny následující podmínky:
Musí se jednat o zpracování na základě veřejného nebo oprávněného zájmu správce nebo se musí jednat o přímý marketing nebo se musí jednat o případy vědeckého, statistického či historického výzkumu, včetně profilování. Na tyto práva musí být subjekt údajů výslovně upozorněn.
4 V případě, že dochází ke zpracování osobních údajů na základě souhlasu, v tomto bodě by určitě mělo zaznít i právo sub-jektu údajů odvolat takový souhlas. K tomu doporučujeme doplnit podrobný postup, jak toho lze docílit, včetně toho, co by odvolání souhlasu mělo obsahovat.
